Thanh toán ghi sổ Open Account Payment là gì? Cách hoạt động của thanh toán ghi sổ

Open Account Payment hay thanh toán ghi sổ là người bán gửi hàng hóa cho người mua mà không yêu cầu thanh toán ngay lập tức. Thay vào đó, người mua sẽ được mở 1 tài khoản ghi nợ và trả sau một khoảng thời gian nhất định.

Một ví dụ điển hình mà tôi từng gặp là khi làm việc với một nhà nhập khẩu từ Nhật Bản. Họ đã đặt một lượng lớn thiết bị công nghiệp từ công ty của chúng tôi. Thay vì yêu cầu thanh toán ngay, chúng tôi đã sử dụng phương thức thanh toán ghi sổ. Điều này không chỉ giúp nhà nhập khẩu có thêm thời gian để bán sản phẩm và thu hồi vốn, mà còn tạo điều kiện cho mối quan hệ kinh doanh của hai bên phát triển vững chắc hơn.

Nội dung được tham khảo dựa theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP và Thông tư 17/2024/TT-NHNN

Quy trình của thanh toán ghi sổ

• Bước 1: Người bán sẽ giao hàng hóa cho người mua mà không yêu cầu thanh toán ngay lập tức.
• Bước 2: Sau khi nhận hàng, người mua sẽ ghi nợ số tiền cần thanh toán vào sổ sách kế toán của mình.
• Bước 3: Việc thanh toán sẽ được thực hiện trong khoảng thời gian đã thỏa thuận trước, thường là 30, 60, hoặc 90 ngày sau khi nhận hàng.

Khi nào nên sử dụng thanh toán ghi sổ Open Account?

Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu chỉ nên sử dụng phương thức Open Account Payment trong các trường hợp sau: 

• Khi có mối quan hệ tín dụng vững chắc với đối tác
• Khi bạn muốn tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế
• Khi bạn có khả năng kiểm soát rủi ro tài chính
• Khi bạn muốn quản lý dòng tiền một cách hiệu quả
• Khi giao dịch với các đối tác uy tín

Thanh toán ghi sổ có phải là phương thức an toàn?

Mặc dù thanh toán ghi sổ mang lại sự linh hoạt và thuận tiện cho bên mua, nhưng nó cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro cho bên bán.

• Đầu tiên là bên bán phải giao hàng trước mà không có bất kỳ bảo đảm nào về việc thanh toán từ phía bên mua. Nếu bên mua không thanh toán đúng hạn hoặc không thanh toán thì đôi khi bên bán sẽ gặp phải khó khăn tài chính.
• Nếu xảy ra tranh chấp, việc thu hồi nợ có thể phức tạp và kéo dài, đặc biệt là trong giao dịch quốc tế.
• Đặc biệt, phương thức này chỉ an toàn khi bạn có một mối quan hệ tín dụng vững chắc với đối tác hoặc khi đối tác có uy tín tài chính cao.

Lợi thế của Open Account Payment so với phương thức khác là gì?

Dưới đây là những lợi thế chính của Open Account Payment so với các phương thức khác:

• Open Account cho phép doanh nghiệp cung cấp điều kiện thanh toán linh hoạt và thuận lợi cho khách hàng, từ đó giúp tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
• So với các phương thức thanh toán khác như thanh toán D/P, D/A hay Thanh toán Telegraphic Transfer (T/T),… thì Open Account không yêu cầu phí mở hoặc các phí bảo đảm khác. 
• Thanh toán ghi sổ giúp đơn giản hóa quy trình giấy tờ và thủ tục, giảm thiểu thời gian xử lý và giao dịch.
• Khi sử dụng thanh toán ghi sổ, mối quan hệ giữa nhà cung cấp và khách hàng có xu hướng trở nên bền vững hơn.

=>> Nếu bạn chưa biết thanh toán D/A là gì thì bạn hãy đọc qua bài viết Phương thức thanh toán D/P là gì để hiểu hơn nhé. 

Doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng thanh toán ghi sổ?

Trước khi quyết định sử dụng phương thức thanh toán Open Account thì các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhỏ cũng nên cân nhắc giữa lợi ích và rủi ro để đưa ra quyết định chuẩn hơn. 

Lợi ích:

• Thu hút khách hàng mới: Cung cấp điều kiện thanh toán linh hoạt có thể giúp doanh nghiệp nhỏ cạnh tranh trên thị trường, đặc biệt là khi muốn mở rộng thị trường hoặc tăng doanh thu.
• Tăng cường quan hệ đối tác: Khi đối tác của bạn đã được chứng minh là đáng tin cậy, thanh toán ghi sổ có thể giúp duy trì và phát triển mối quan hệ dài hạn.

Rủi ro:

• Rủi ro tín dụng: Doanh nghiệp nhỏ thường có nguồn vốn hạn chế, vì vậy nếu đối tác không thanh toán đúng hạn, điều này có thể gây ra khó khăn tài chính lớn.
• Thiếu biện pháp bảo đảm: Khác với các phương thức thanh toán có đảm bảo như tín dụng thư, thanh toán ghi sổ không có sự bảo vệ về mặt pháp lý, điều này có thể dẫn đến rủi ro thu hồi nợ khó khăn.

Kết luận: Doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhỏ chỉ nên sử dụng thanh toán ghi sổ khi đã xây dựng được mối quan hệ tín dụng vững chắc với đối tác và có kế hoạch quản lý rủi ro rõ ràng. Trong trường hợp ngược lại, các phương thức thanh toán an toàn hơn như tín dụng thư có thể là lựa chọn tốt hơn để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.

Kết luận

Bằng cách áp dụng bảo lãnh ngân hàng cùng với phương thức thanh toán ghi sổ, doanh nghiệp của bạn có thể giảm thiểu rủi ro và tăng cường độ tin cậy trong các giao dịch thương mại quốc tế, logistics và xuất nhập khẩu. Nếu còn thắc mắc phương thức thanh toán ghi sổ Open Account Payment là gì thì hãy liên hệ với mình để được giải đáp chi tiết hơn nhé. 

=>> Bên cạnh Open Account Payment, có thể bạn cũng đang thắc mắc về thuật ngữ Advance Payment là gì?