Quản trị dự trữ trong logistics là gì? Vai trò, xu hướng và ứng dụng quản trị dự trữ trong Logistics

Quản trị dự trữ trong logistics là quá trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho trong toàn bộ chuỗi cung ứng Logistics. 

Điều này không chỉ liên quan đến việc biết được số lượng hàng hóa hiện có trong kho, mà còn phải đảm bảo rằng các mặt hàng này được dự trữ một cách hợp lý để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Thầy giáo của tôi, 1 người thầy hiện đang giảng dạy tại trường đại học Kinh tế Tài chính TPHCM có kể với tôi rằng thầy đã từng gặp một trường hợp tại một doanh nghiệp xuất khẩu cà phê lớn tại Việt Nam. 

Họ từng phải đối mặt với vấn đề dự trữ dư thừa, dẫn đến chi phí lưu kho tăng cao và sản phẩm bị xuống cấp. Sau khi áp dụng các nguyên tắc quản trị dự trữ hiện đại, bao gồm việc sử dụng ERP và WMS, họ đã giảm được 30% chi phí và tăng tốc độ giao hàng lên đến 20%. 

Đây là minh chứng rõ ràng cho thấy việc quản trị dự trữ đúng cách có thể mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.

Các khái niệm cơ bản trong quản trị dự trữ trong Logistics

Để quản trị dự trữ hiệu quả, các doanh nghiệp cần nắm vững một số khái niệm và quy trình cơ bản sau:

• Just-In-Time (JIT): Đây là phương pháp dự trữ chỉ duy trì mức tồn kho tối thiểu cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất và bán hàng. 
• Economic Order Quantity (EOQ): Đây là công thức giúp xác định số lượng đặt hàng tối ưu, sao cho tổng chi phí đặt hàng và lưu kho là thấp nhất.
• Safety Stock: Đây là mức tồn kho dự phòng để đối phó với các biến động bất ngờ trong nhu cầu hoặc thời gian giao hàng. Dự trữ an toàn giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hụt hàng hóa, đảm bảo sự ổn định trong chuỗi cung ứng.
• Công nghệ quản trị dự trữ: Việc ứng dụng các hệ thống quản lý kho hàng (WMS), quản lý chuỗi cung ứng (SCM), và các công nghệ như RFID đang trở thành xu hướng trong quản trị dự trữ.

Các phương pháp quản trị dự trữ Logistics hiệu quả

Hiện nay có 3 phương pháp quản trị dự trữ chính bao gồm Just-In-Time (JIT) Inventory, Economic Order Quantity (EOQ), và Safety Stock Management.

Just-In-Time (JIT) Inventory

Just-In-Time (JIT) là một phương pháp quản lý dự trữ mà tôi khuyên dùng cho những doanh nghiệp muốn giảm thiểu tối đa chi phí lưu kho. Nguyên tắc cơ bản của JIT là chỉ sản xuất hoặc đặt hàng khi có nhu cầu thực sự từ khách hàng. 

Điều này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng tồn kho dư thừa, giảm thiểu chi phí lưu kho, và tăng khả năng phản ứng nhanh với sự thay đổi của thị trường.

Ví dụ, trong một dự án xuất khẩu thiết bị điện tử mà tôi từng tham gia, chúng tôi đã áp dụng JIT để quản lý việc sản xuất và giao hàng. Kết quả là chúng tôi giảm được 40% chi phí lưu kho và tăng tốc độ giao hàng lên đáng kể..

Tuy nhiên, JIT cũng đi kèm với một số rủi ro. Vì doanh nghiệp không dự trữ nhiều hàng hóa, bất kỳ sự gián đoạn nào trong chuỗi cung ứng cũng có thể dẫn đến việc thiếu hụt sản phẩm. 

Do đó, để thành công với JIT, các doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng mạnh mẽ và khả năng dự đoán nhu cầu chính xác.

Economic Order Quantity (EOQ)

Economic Order Quantity (EOQ) là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp xác định số lượng đặt hàng tối ưu nhằm giảm thiểu chi phí liên quan đến việc đặt hàng và lưu kho. EOQ được tính dựa trên các yếu tố như chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho, và nhu cầu hàng hóa.

3 tháng trước tôi đã từng giúp một công ty dệt may lớn tại quận 12, TPHCM áp dụng EOQ để tối ưu hóa quy trình đặt hàng nguyên liệu. 

Trước khi áp dụng EOQ, công ty này thường đặt hàng với số lượng lớn để tiết kiệm chi phí vận chuyển, nhưng điều này dẫn đến chi phí lưu kho tăng cao và lãng phí tài nguyên. Sau khi tính toán EOQ, chúng tôi điều chỉnh số lượng đặt hàng, từ đó giảm được 25% chi phí lưu kho và tăng hiệu quả sản xuất.

Phương pháp EOQ đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có nhu cầu ổn định và muốn tối ưu hóa chi phí trong dài hạn. Tuy nhiên, EOQ cũng cần được các doanh nghiệp điều chỉnh liên tục để phù hợp với sự biến động của thị trường và chi phí.

Safety Stock Management

Safety Stock Management là chiến lược dự trữ dự phòng giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hụt hàng hóa khi có những biến động bất ngờ trong nhu cầu hoặc chuỗi cung ứng. Mức dự trữ an toàn thường được xác định dựa trên lịch sử nhu cầu và thời gian giao hàng của nhà cung cấp.

Cũng trong một dự án gần đây, tôi đã tư vấn cho một công ty xuất khẩu nông sản về cách duy trì mức dự trữ an toàn hợp lý để đối phó với những thay đổi không lường trước trong nhu cầu tiêu dùng. 

Bằng cách áp dụng Safety Stock, công ty đã giảm được 15% rủi ro thiếu hụt hàng hóa, đảm bảo khả năng cung cấp liên tục cho các đối tác quốc tế.

Safety Stock rất quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện đại, nơi mà các yếu tố như thiên tai, biến đổi khí hậu, và thay đổi chính sách có thể ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng. 

Tuy nhiên, việc duy trì mức dự trữ quá cao cũng có thể gây lãng phí và tăng chi phí lưu kho. Do đó các doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ lưỡng khi xác định mức dự trữ an toàn.

Vai trò của công nghệ trong quản trị dự trữ Logistics

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là nền tảng quản lý tài nguyên doanh nghiệp tích hợp nhiều chức năng như kế toán, sản xuất, quản lý kho hàng, và quản lý chuỗi cung ứng. ERP cho phép doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về toàn bộ quy trình hoạt động, từ đó đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời.

Hệ thống SCM (Supply Chain Management) giúp quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng, từ nhà cung cấp đến khách hàng cuối cùng. SCM đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình mua sắm, sản xuất, và phân phối, đồng thời đảm bảo rằng hàng hóa luôn có sẵn khi cần thiết mà không gây lãng phí.

Hệ thống WMS (Warehouse Management System) là công cụ hỗ trợ quản lý kho hàng hiệu quả, từ việc nhận hàng, lưu trữ, đến việc xuất kho. Với WMS, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ quy trình quản lý hàng tồn kho, giảm thiểu sai sót, và tăng cường hiệu quả hoạt động.

RFID (Radio Frequency Identification) là công nghệ nhận dạng tự động dựa trên sóng radio, giúp theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách chính xác và nhanh chóng. RFID cho phép doanh nghiệp theo dõi từng sản phẩm từ lúc nhập kho đến khi xuất kho mà không cần can thiệp thủ công.

Tự động hóa cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện quản trị dự trữ. Các robot tự động trong kho hàng, hệ thống băng chuyền thông minh, và các công nghệ tự động hóa khác giúp tăng tốc độ xử lý hàng hóa, giảm thiểu sai sót do con người và tối ưu hóa không gian lưu trữ.

Xu hướng quản trị dự trữ hiện đại

AI và Machine Learning trong quản lý dự trữ

Trí tuệ nhân tạo (AI) và Machine Learning (ML) đang thay đổi cách các doanh nghiệp quản lý dự trữ, từ dự đoán nhu cầu đến tối ưu hóa kho hàng. 

Những công nghệ này giúp phân tích khối lượng dữ liệu lớn, phát hiện xu hướng và đưa ra những dự đoán chính xác hơn, giúp giảm thiểu rủi ro hàng tồn kho thừa hoặc thiếu.

Một ví dụ điển hình là Amazon, với việc ứng dụng AI và ML trong quản lý chuỗi cung ứng, đã giúp công ty duy trì kho hàng linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường. 

Theo một báo cáo từ The Wall Street Journal, Amazon đã phát triển hệ thống dự đoán nhu cầu dựa trên AI, cho phép họ dự đoán chính xác sản phẩm nào sẽ cần được bổ sung và khi nào AI không chỉ giúp dự đoán nhu cầu mà còn tối ưu hóa việc lưu trữ và vận chuyển hàng hóa. 

Các hệ thống tự động hóa dựa trên AI có thể xác định vị trí lưu trữ tốt nhất cho mỗi sản phẩm, giảm thiểu chi phí vận chuyển và lưu kho. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Thực hành quản lý dự trữ bền vững

Quản lý dự trữ bền vững đang trở thành một xu hướng tất yếu khi các doanh nghiệp tìm cách giảm thiểu tác động môi trường và đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng về sản phẩm xanh. 

Chuỗi cung ứng bền vững không chỉ tập trung vào việc giảm lượng hàng tồn kho mà còn đảm bảo rằng toàn bộ quá trình từ sản xuất đến phân phối đều thân thiện với môi trường.

Một nghiên cứu từ The Guardian cho thấy nhiều doanh nghiệp đang áp dụng các chiến lược bền vững như tối ưu hóa sử dụng năng lượng trong kho hàng, giảm thiểu chất thải và tăng cường sử dụng vật liệu tái chế. Những biện pháp này không chỉ giúp giảm tác động môi trường mà còn nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt người tiêu dùng.

Ngoài ra, việc sử dụng công nghệ tái chế và quản lý chất thải cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự trữ bền vững. Các doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu để theo dõi và tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lượng chất thải và tận dụng tối đa nguồn tài nguyên.

FAQ

Qua bài viết trên, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu tất tần tật về khái niệm, phương pháp, vai trò và xu hướng của việc quản trị dự trữ trong logistics trong hiện tại và tương lai. Nếu bạn còn thắc mắc gì về quản trị dự trữ trong logistics thì hãy để lại bình luận để được Isis Logistics giải đáp chi tiết hơn nhé.