Phiếu đóng gói hàng hóa Packing List là gì? Những thông tin quan trọng cần có trong Packing List

Phiếu đóng gói hàng hóa Packing List là một loại tài liệu chi tiết liệt kê tất cả các mặt hàng có trong một lô hàng xuất khẩu.

Đây là một phần quan trọng trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu, giúp các bên liên quan như hải quan, công ty vận chuyển, và người nhận hàng có thể kiểm tra và đối chiếu hàng hóa một cách dễ dàng.

Chẳng hạn, một doanh nghiệp xuất khẩu đồ gỗ cần gửi hàng sang châu Âu. Với một Packing List chi tiết, công ty vận chuyển có thể biết chính xác từng món hàng, từ bàn ghế đến tủ kệ, để sắp xếp hợp lý trong container. 

Khi hàng đến nơi, nhân viên hải quan chỉ cần đối chiếu với phiếu đóng gói để xác nhận, giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng. Nếu chẳng may một chiếc ghế bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp có thể dễ dàng yêu cầu bồi thường từ công ty bảo hiểm dựa trên thông tin từ Packing List.

3 loại Packing list phổ biến 2024

• Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing List): Đây là loại Packing List cung cấp thông tin chi tiết về từng mặt hàng trong lô hàng, bao gồm mô tả đầy đủ về sản phẩm, số lượng, kích thước, và trọng lượng. Ví dụ, nếu bạn đang gửi một lô hàng gồm nhiều loại thiết bị điện tử, phiếu đóng gói chi tiết sẽ liệt kê từng thiết bị kèm theo thông số kỹ thuật và số lượng cụ thể.
• Phiếu đóng gói trung lập (Neutral Packing List): Loại này không chỉ rõ tên người bán, mà chỉ cung cấp thông tin cơ bản về hàng hóa. Ví dụ, nếu bạn đang gửi hàng cho một khách hàng qua trung gian, phiếu đóng gói trung lập sẽ giúp bảo vệ thông tin cá nhân của bạn.
• Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight List): Đây là tài liệu kết hợp giữa phiếu đóng gói và bảng kê trọng lượng. Nó không chỉ liệt kê các mặt hàng mà còn bao gồm trọng lượng của từng sản phẩm hoặc toàn bộ lô hàng. Ví dụ, khi gửi hàng hóa lớn như máy móc công nghiệp, phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng sẽ giúp người nhận xác định nhanh chóng trọng lượng và khối lượng của hàng hóa để chuẩn bị cho việc vận chuyển và lưu kho.

Những thông tin cần có trên phiếu danh sách đóng gói hàng hóa

Dưới đây là những thông tin cần có trên một phiếu đóng gói mà bạn cần biết khi thiết lập Packing List: 

• Tiêu đề và thông tin công ty: Trên cùng của phiếu đóng gói, cần có tiêu đề rõ ràng, cùng với logo, tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax của công ty bán hàng. 
• Thông tin về người bán (Seller): Bao gồm tên, địa chỉ, điện thoại và số fax của công ty bán hàng.
• Số và ngày của Packing List: Số này rất quan trọng để tham chiếu và kiểm tra. Ngày lập phiếu đóng gói cũng cần được ghi rõ để xác định thời gian chính xác của tài liệu.
• Thông tin về người mua (Buyer): Bao gồm tên, địa chỉ, điện thoại và số fax của bên mua hàng.
• Số tham chiếu (Ref No): Số tham chiếu bao gồm các thông tin về số lượng đơn hàng hoặc ghi chú về Notify Party, thường được sử dụng để thanh toán L/C.
• Tên tàu và số chuyến (Vessel Name): Thông tin về số chuyến và tên tàu vận chuyển giúp xác định phương tiện vận chuyển.
• Ngày tàu chạy dự kiến (Estimated Time Delivery – ETD): Ngày dự kiến tàu khởi hành giúp lập kế hoạch và theo dõi lộ trình vận chuyển.
• Mô tả hàng hóa (Product): Mô tả chi tiết về tên hàng, ký hiệu, mã hiệu sản phẩm, và mã HS (Harmonized System). Thông tin này giúp nhận diện và phân loại hàng hóa.
• Số lượng và đơn vị hàng hóa (Quantity): Thông tin về số lượng hàng theo mỗi đơn vị, giúp xác định khối lượng hàng hóa.
• Số lượng kiện hàng (Packing): Số lượng kiện, thùng và hộp đóng gói giúp xác định cách thức đóng gói và vận chuyển.
• Trọng lượng tịnh (Net Weight – NWT): Trọng lượng tịnh của hàng hóa, không bao gồm bao bì.
• Trọng lượng tổng (Gross Weight – GWT): Trọng lượng tổng của kiện hàng, bao gồm cả thùng, hộp và dây buộc.
• Ghi chú thêm (Remark): Phần ghi chú để bổ sung các thông tin cần thiết khác hoặc các lưu ý đặc biệt.
• Xác nhận của bên bán hàng: Ký tên và đóng dấu của công ty bán hàng để xác nhận tính chính xác và hợp lệ của phiếu đóng gói.
• Cảng xếp hàng (Port of Loading – POL): Nơi hàng được bốc lên tàu.
• Cảng đích (Port of Destination – POD): Nơi hàng sẽ được giao đến.

=>> Nếu bạn chưa biết đến thuật ngữ POD thì bạn hãy đọc qua bài viết giải đáp Port of Destination là gì để hiểu rõ hơn về thuật ngữ này nhé. 

Những lỗi thường gặp khi lập Packing List

Dưới đây là những lỗi thường gặp và những lưu ý khi lập Packing List để đảm bảo phiếu đóng gói gói hàng hóa được chính xác hơn. 

Lỗi thường gặp khi lập Packing List:

• Thiếu thông tin cơ bản như số và ngày lập, tên hàng và mã hàng
• Thông tin không chính xác về số lượng và trọng lượng hàng hóa
• Thiếu chi tiết về quy cách đóng gói và kích thước kiện hàng
• Thông tin không đầy đủ về Seller và Buyer

Những lưu ý khi lập phiếu danh sách đóng gói hàng hóa:

• Đảm bảo đầy đủ thông tin cơ bản như ghi rõ số hiệu và ngày lập Packing List. Bên cạnh đó, cũng cần cung cấp thông tin chính xác về tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng và trọng lượng.
• Ghi rõ quy cách đóng gói, kích thước kiện hàng, số lượng kiện, thùng, và hộp đóng gói.
• Đảm bảo đầy đủ thông tin của người bán (Seller) và người mua (Buyer) bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, và fax.
• Kiểm tra lại toàn bộ thông tin để đảm bảo không có sai sót trước khi gửi Packing List đi.
• Nếu có bất kỳ thay đổi nào về hàng hóa hoặc thông tin liên quan, cập nhật ngay lập tức trên Packing List để tránh nhầm lẫn.

Ví dụ, nếu bạn đang xuất khẩu một lô hàng gỗ nội thất, phiếu đóng gói hàng hóa cần phải ghi rõ:

• Tên hàng: Ghế gỗ
• Mã hàng: CH001
• Số lượng: 100 chiếc
• Trọng lượng tịnh: 2000 kg
• Trọng lượng tổng: 2100 kg
• Quy cách đóng gói: 10 kiện, mỗi kiện 10 chiếc, kích thước 2m x 1m x 1m

Thông tin của người bán và người mua cũng phải rõ ràng và chính xác để đảm bảo quá trình vận chuyển và nhận hàng diễn ra suôn sẻ.

Mẫu phiếu đóng gói hàng Packing List chi tiết

=>> Bạn có thể tải mẫu phiếu theo dõi và đóng gói hàng hóa Packing List chuẩn theo pháp luật Việt Nam tại đây

Chức năng của phiếu đóng gói trong xuất nhập khẩu 

Như tên gọi cho thấy, Packing List chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa. Điều này có nghĩa là khi nhìn vào phiếu đóng gói, bạn có thể hiểu được lô hàng được đóng gói như thế nào. Thông tin này rất quan trọng để tính toán và sắp xếp không gian lưu trữ cũng như phương tiện vận chuyển phù hợp.

• Tính Toán Chỗ Xếp Dỡ: Phiếu đóng gói giúp bạn biết cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ hàng hóa, chẳng hạn như cần một container 20’DC hay không.
• Phương Tiện Vận Tải Bộ: Bạn có thể dễ dàng xác định phương tiện vận tải bộ nào phù hợp, chẳng hạn như dùng xe tải loại mấy tấn, kích thước thùng xe bao nhiêu.

Bên cạnh đó, Packing List giúp cung cấp thông tin chi tiết về cách sắp xếp hàng hóa trong container. Điều này giúp xác định xem liệu hàng hóa có thể xếp dỡ bằng công nhân hay cần sử dụng thiết bị chuyên dụng như xe nâng hoặc cần cẩu.

• Xếp Dỡ Bằng Công Nhân: Nếu hàng hóa nhỏ và nhẹ, có thể dễ dàng xếp dỡ bằng tay.
• Sử Dụng Thiết Bị Chuyên Dụng: Nếu hàng hóa lớn và nặng, việc sử dụng xe nâng hay cần cẩu sẽ cần thiết.

Ngoài ra, khi hàng hóa cần kiểm hóa trong quá trình làm thủ tục hải quan, phiếu đóng gói hàng hóa sẽ giúp tìm mặt hàng cụ thể ở vị trí nào trong container.

Packing List và Commercial Invoice có gì khác biệt? 

Khi tham gia vào quá trình xuất nhập khẩu, hai loại tài liệu quan trọng mà bạn sẽ thường gặp là phiếu đóng gói (Packing List) và hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). Dưới đây là bảng so sánh Packing List và Commercial Invoice mà bạn có thể tham khảo:

Packing List thường được sử dụng khi:

• Cần kiểm tra chi tiết về cách đóng gói của lô hàng.
• Quản lý và kiểm soát số lượng, trọng lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
• Hỗ trợ các bên liên quan trong quá trình bốc xếp và lưu trữ hàng hóa.

Trong khi đó, Commercial Invoice thường được sử dụng khi:

• Thực hiện thanh toán giữa người bán và người mua.
• Làm thủ tục hải quan tại cảng xuất và cảng nhập.
• Xác định giá trị hàng hóa để tính thuế và các phí liên quan.

=>> Nếu bạn còn đang thắc mắc về Commercial Invoice thì bạn hãy đọc qua bài viết giải đáp hóa đơn thương mại Commercial Invoice là gì? để hiểu rõ hơn về thuật ngữ này nhé. 

Packing List có bắt buộc phải có khi vận chuyển hàng hóa không?

Packing List không phải lúc nào cũng bắt buộc khi vận chuyển hàng hóa, nhưng nó cực kỳ quan trọng và thường được yêu cầu trong nhiều trường hợp như sau: 

• Xuất khẩu quốc tế: Trong vận chuyển quốc tế, Packing List là một tài liệu không thể thiếu, giúp hải quan kiểm tra và xác nhận hàng hóa. Ví dụ, khi xuất khẩu một lô hàng điện tử, Packing List sẽ liệt kê chi tiết từng sản phẩm, số lượng, trọng lượng, và quy cách đóng gói.
• Vận chuyển nội địa: Trong một số trường hợp, vận chuyển nội địa cũng yêu cầu Packing List để đảm bảo thông tin hàng hóa được chính xác, đặc biệt khi vận chuyển hàng hóa có giá trị cao hoặc dễ vỡ.

Packing List có thể thay thế cho Invoice không?

Packing List và Invoice là hai tài liệu quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa, nhưng chúng không thể thay thế cho nhau.

• Packing List là tài liệu chi tiết liệt kê các mặt hàng trong lô hàng, bao gồm số lượng, trọng lượng, và quy cách đóng gói. Nó giúp nhân viên vận chuyển và hải quan kiểm tra chính xác nội dung của kiện hàng.
• Ngược lại, Invoice (hóa đơn) là tài liệu tài chính, ghi rõ giá trị hàng hóa, điều khoản thanh toán, và thông tin về người bán và người mua. Nó được sử dụng để yêu cầu thanh toán và là cơ sở để xử lý các giao dịch tài chính.

Ví dụ: Nếu bạn xuất khẩu một lô hàng máy móc, Packing List sẽ cho biết có bao nhiêu máy móc, từng chiếc đóng gói ra sao, và tổng trọng lượng của chúng. Trong khi đó, Invoice sẽ ghi rõ tổng giá trị của lô hàng và các điều khoản thanh toán.

Detailed Packing list là gì?

Detailed Packing List là phiên bản chi tiết của Packing List, cung cấp thông tin sâu hơn về hàng hóa trong mỗi kiện. Nó bao gồm:

• Số lượng cụ thể: Mỗi mặt hàng được liệt kê với số lượng chính xác.
• Mô tả chi tiết: Tên hàng hóa, mã sản phẩm, và thông tin đặc trưng như kích thước và màu sắc.
• Quy cách đóng gói: Chi tiết về cách hàng được đóng gói, bao gồm kích thước và trọng lượng của từng kiện hàng.

Ví dụ: Nếu bạn xuất khẩu 100 chiếc áo phông, Packing List cơ bản chỉ ghi số lượng và mô tả chung. Nhưng Detailed Packing List sẽ cho biết mỗi kiện chứa bao nhiêu chiếc áo, kích thước của các kiện, và thậm chí màu sắc của từng áo.

Invoice Packing List là gì?

Invoice Packing List tài liệu kết hợp giữa hai giấy tờ quan trọng là hóa đơn (Invoice) và danh sách đóng gói (Packing List).

Invoice Packing List bao gồm:

• Hóa đơn (Invoice): Cung cấp thông tin về giá trị hàng hóa, thuế và các chi phí khác.
• Danh sách đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết về số lượng, mô tả hàng hóa, và cách đóng gói.

Ví dụ: Nếu bạn xuất khẩu 500 chiếc điện thoại, Invoice Packing List sẽ không chỉ nêu rõ số lượng và giá trị của các điện thoại mà còn thông tin về cách chúng được đóng gói, như số lượng điện thoại trong mỗi thùng carton.

Packing List do ai phát hành?

Packing List thường được phát hành bởi người gửi hàng hoặc nhà xuất khẩu. Đây là người hoặc công ty có trách nhiệm chuẩn bị và đóng gói hàng hóa trước khi gửi đi. 

Giả sử nếu bạn là một doanh nghiệp xuất khẩu điện tử, bạn sẽ chuẩn bị Packing List để liệt kê chi tiết số lượng và mô tả từng sản phẩm trước khi gửi hàng đến khách hàng. 

Điều này giúp bên nhận hàng kiểm tra chính xác những gì họ nhận được và đảm bảo rằng tất cả các mặt hàng đã được giao đúng theo đơn đặt hàng.

=>> Bên cạnh Packing List, có thể bạn cũng muốn tìm hiểu thêm về thuật ngữ Certificate of Origin (C/O) là gì?

Kết luận

Với những chia sẻ của Isis Logistics về phiếu đóng gói hàng Packing List ở trên, hy vọng bạn đã có thể hiểu rõ hơn về vai trò, chức năng và các loại phiếu đóng gói hàng hóa Packing List. Nếu bạn còn thắc mắc Packing List là gì thì hãy liên hệ với mình để được giải đáp chi tiết hơn nhé. 

Nội dung bài viết được viết dựa theo Công văn 1454/TCHQ-GSQL hướng dẫn thực hiện Quyết định 50 về thủ tục Hải quan về phiếu danh sách đóng gói hàng hóa Packing List cùng 1 số tài liệu về thủ tục hải quan được quy định trong pháp luật Việt Nam.