Hóa đơn thương mại Commercial Invoice là gì? Nội dung cần có trong hóa đơn thương mại xuất nhập khẩu

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là tài liệu dùng để ghi lại chi tiết về hàng hóa được mua bán giữa người bán và người mua.

Commercial Invoice chứa các thông tin quan trọng như mô tả hàng hóa, số lượng, giá cả, và điều kiện thanh toán. Đây cũng là tài liệu cần thiết cho hải quan để xác định thuế và phí nhập khẩu.

Các thành phần cần có trong hóa đơn Commercial Invoice

Vậy hóa đơn thương mại bao gồm những thông tin gì để hợp lệ và đầy đủ nhất? Dưới đây là những nội dung cần có trong Commercial Invoice mà các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên biết: 

• Thông tin người mua (Buyer/Importer): Bạn cần ghi rõ tên công ty, email, địa chỉ, số điện thoại, số fax và người đại diện. Tùy theo điều kiện thanh toán, bạn cũng có thể bao gồm thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu. 
• Thông tin người bán (Seller/Exporter): Tương tự như thông tin của người mua, bạn cần ghi rõ tên công ty, email, địa chỉ, số điện thoại, số fax và người đại diện của người bán. 

=>> Bạn có thể đọc bài viết giải đáp thắc mắc Exporter và Importer là ai? để hiểu rõ hơn về thuật ngữ này nhé.

• Số Invoice: Số hóa đơn là mã số duy nhất, được quy định bởi phía xuất khẩu, giúp dễ dàng quản lý và theo dõi giao dịch.
• Ngày Invoice: Ngày lập hóa đơn thường được ghi sau khi hợp đồng giữa các bên được ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày vận đơn – Bill of Lading). 
• Phương thức thanh toán (Terms of Payment): Bạn cần ghi rõ phương thức thanh toán như T/T (Telegraphic Transfer), L/C (Letter of Credit), D/A (Documents against Acceptance), hoặc D/P (Documents against Payment). 
• Thông tin hàng hóa: Mô tả hàng hóa một cách chi tiết bao gồm tên hàng, tổng trọng lượng, số khối, số lượng kiện (bao/chiếc/cái/thùng) và đơn giá. 
• Nước xuất xứ hàng hóa: Ghi rõ nước xuất xứ của hàng hóa để hải quan có thể xác định các quy định thuế quan và các yêu cầu nhập khẩu đặc biệt nếu có.
• Tổng tiền (Amount): Tổng giá trị của hóa đơn được ghi bằng cả số và chữ, kèm theo đơn vị tiền tệ thanh toán. 
• Điều kiện Incoterms: Ghi rõ điều kiện giao hàng (Incoterms) kèm theo địa điểm cụ thể, ví dụ như CIF HCM, Vietnam nhằm xác định trách nhiệm và chi phí giữa người bán và người mua trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
• Các thông tin khác: Một số thông tin bổ sung thường xuất hiện trong hóa đơn thương mại bao gồm POL (Port of Loading – Cảng xếp hàng), POD (Port of Discharge – Cảng dỡ hàng), Vessel/Voyage (Tên tàu/Số chuyến) và đích đến (Destination). Nếu có các khoản giảm giá hoặc chiết khấu, bạn cũng cần ghi rõ để đảm bảo tính minh bạch.

Lưu ý về giá trị hóa đơn: Số tiền trên hóa đơn thương mại không luôn phản ánh 100% giá của hàng tại xưởng sản xuất. Mỗi điều kiện Incoterms sẽ phản ánh trách nhiệm của người mua và người bán, ví dụ giá CIF thường cao hơn giá FOB vì bao gồm cả cước biển, phí vận chuyển và bảo hiểm.

Ví dụ cách lập và điền thông tin hóa đơn thương mại 

Giả sử bạn đang xuất khẩu một lô hàng quần áo sang Mỹ. Bạn hãy dựa vào những nội dung cần có trong hóa đơn Commercial Invoice được mình để cập ở trên để điền vào hóa đơn thương mại như sau:

Thông tin người bán:

• Tên công ty: Công ty TNHH Xuất khẩu May mặc Việt Nam
• Địa chỉ: 123 Đường ABC, Quận 1, TP.HCM
• Email: contact@vietexport.com
• Số điện thoại: 0901234567
• Người đại diện: Nguyễn Văn A

Thông tin người mua:

• Tên công ty: XYZ Importers Inc.
• Địa chỉ: 456 Elm Street, New York, USA
• Email: purchase@xyzimporters.com
• Số điện thoại: +1 234 567 890
• Người đại diện: John Doe

Số và ngày hóa đơn:

• Số hóa đơn: INV202308001
• Ngày hóa đơn: 01/08/2024

Thông tin về hàng hóa:

• Mô tả hàng hóa: Quần áo mùa hè (Summer Clothing), 1000 chiếc, Đơn giá: $10/chiếc
• Trọng lượng và kích thước: 500kg, 5m³

Phương thức thanh toán và điều kiện vận chuyển:

• Phương thức thanh toán T/T (Telegraphic Transfer)
• Điều kiện Incoterms: CIF New York, USA

Thông tin bổ sung:

• Nước xuất xứ: Việt Nam
• Tổng số tiền: $10,000 (Ten Thousand US Dollars)

=>> Bạn có thể tải mẫu Hóa đơn thương mại Commercial Invoice chuẩn theo pháp luật Việt Nam tại đây.

Các loại hóa đơn thương mại trong logistics

• Hóa đơn thương mại tạm thời (Provisional Invoice): Hóa đơn tạm thời được sử dụng để thanh toán tạm thời số tiền hàng hóa khi giá hàng chưa được xác định chính xác hoặc thanh toán theo từng phần. Ví dụ, trong trường hợp bạn nhập khẩu hàng hóa mà giá cả có thể thay đổi dựa trên thị trường, bạn sẽ sử dụng hóa đơn tạm thời để thanh toán trước một phần, sau đó lập hóa đơn chính thức khi giá cả được xác định.
• Hóa đơn thương mại chính thức (Final Invoice): Hóa đơn thương mại chính thức được sử dụng để thanh toán khi toàn bộ hợp đồng đã được thực hiện trong xuất nhập khẩu. Ví dụ, sau khi hoàn thành giao dịch nhập khẩu, bạn sẽ nhận được hóa đơn thương mại chính thức từ nhà cung cấp để thanh toán toàn bộ số tiền còn lại.
• Hóa đơn thương mại chi tiết (Detailed Invoice): Hóa đơn chi tiết chứa các thông tin chi tiết về các thành phần của giá hàng, giúp phân tích và làm rõ hơn về cấu thành giá trị của sản phẩm. Ví dụ, trong một lô hàng có nhiều loại sản phẩm với các mức giá khác nhau, bạn sẽ nhận được hóa đơn chi tiết để biết chính xác giá của từng loại hàng hóa, phí vận chuyển, và các khoản phí liên quan khác.
• Hóa đơn thương mại chiếu lệ (Proforma Invoice): Hóa đơn chiếu lệ có hình thức tương tự hóa đơn thương mại, nhưng không dùng để yêu cầu thanh toán. Ví dụ, khi bạn tham gia triển lãm quốc tế và cần gửi hàng mẫu, bạn sẽ lập hóa đơn chiếu lệ để ghi nhận giá trị ước tính của hàng hóa.

Vai trò của hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu

• Chứng từ yêu cầu thanh toán: Hóa đơn thương mại là chứng từ yêu cầu thanh toán mà người bán gửi cho người mua. Ví dụ: Một công ty xuất khẩu đồ gỗ từ Việt Nam sang Hoa Kỳ sẽ lập hóa đơn thương mại gửi cho người mua ở Hoa Kỳ, yêu cầu thanh toán toàn bộ số tiền theo hợp đồng.
• Chứng từ khai báo hải quan: Hóa đơn thương mại là tài liệu để xác định giá trị hàng hóa, áp thuế và kiểm tra tính hợp pháp của lô hàng. Ví dụ: Khi xuất khẩu lô hàng dệt may sang Châu Âu, công ty xuất khẩu cần nộp hóa đơn thương mại cho cơ quan hải quan để khai báo giá trị lô hàng và nộp thuế theo quy định.
• Chứng từ bảo hiểm hàng hóa: Trong trường hợp hàng hóa được bảo hiểm, hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng để công ty bảo hiểm xác định giá trị của lô hàng và tính toán mức bồi thường trong trường hợp xảy ra rủi ro. Ví dụ: Nếu lô hàng điện tử xuất khẩu bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, hóa đơn thương mại sẽ giúp công ty bảo hiểm xác định giá trị thiệt hại và mức bồi thường.
• Chứng từ vận chuyển: Hóa đơn thương mại cũng được sử dụng bởi các công ty vận chuyển và ngân hàng để thực hiện các thủ tục liên quan đến vận chuyển và thanh toán quốc tế. Ví dụ: Một công ty logistics sẽ yêu cầu hóa đơn thương mại để lập chứng từ vận tải và xử lý các thủ tục liên quan đến việc xuất khẩu hàng hóa sang nước ngoài.
• Chứng từ tài chính và kế toán: Hóa đơn thương mại là tài liệu cần thiết trong kế toán và quản lý tài chính của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp theo dõi các giao dịch mua bán, ghi nhận doanh thu và chi phí, và thực hiện các báo cáo tài chính một cách chính xác. Ví dụ: Công ty xuất khẩu cà phê từ Việt Nam sẽ ghi nhận hóa đơn thương mại vào hệ thống kế toán để theo dõi doanh thu từ lô hàng đã bán.

Commercial Invoice và Packing List khác gì nhau? 

Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) và Packing List (Phiếu đóng gói) là hai loại chứng từ quan trọng trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, nhưng chúng có mục đích và nội dung khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh Hóa đơn thương mại và Phiếu đóng gói mà bạn có thể tham khảo: 

=>> Nếu bạn chưa biết Phiếu đóng gói hàng là gì thì bạn hãy đọc bài viết giải đáp Packing List (Phiếu đóng gói hàng hóa) là gì để hiểu rõ hơn nhé.

Non Commercial Invoice là gì?

Non Commercial Invoice (Hóa Đơn Phi Thương Mại) là tài liệu được sử dụng khi hàng hóa được gửi đi không phải vì mục đích bán hàng mà thường là quà tặng, mẫu hàng miễn phí, hoặc hàng hóa dùng cho mục đích cá nhân. 

Đây là một tài liệu quan trọng trong các giao dịch quốc tế để đảm bảo rằng hàng hóa không bị đánh thuế hoặc chịu phí nhập khẩu như hàng hóa thương mại thông thường.

Giả sử nếu bạn gửi một món quà sinh nhật cho bạn bè ở nước ngoài và không yêu cầu thanh toán, bạn sẽ sử dụng Non Commercial Invoice để khai báo nội dung và giá trị của món quà đó. Hóa đơn này sẽ giúp cơ quan hải quan hiểu rằng hàng hóa không phải để bán và sẽ không bị đánh thuế như hàng hóa thương mại.

Hóa đơn thương mại Commercial Invoice do ai phát hành?

Hóa đơn thương mại thường được phát hành bởi người bán hoặc người xuất khẩu. Ví dụ nếu bạn mua hàng hóa từ một nhà cung cấp ở nước ngoài, nhà cung cấp đó sẽ phát hành hóa đơn thương mại cho bạn. Hóa đơn này sẽ được dùng để khai báo với cơ quan hải quan và làm cơ sở để thanh toán.

Kết luận

Với những thông tin được Isis Logistics chia sẻ ở bài viết trên, hy vọng bạn đã có thể hiểu rõ hơn về vai trò cũng như những nội dung quan trọng cần có trong 1 bản hóa đơn thương mại. Nếu có bất cứ thắc mắc nào về hóa đơn thương mại Commercial Invoice là gì thì bạn hãy liên hệ với mình để được giải đáp chi tiết hơn nhé. 

=>> Nội dung bài viết trên được tham khảo từ Công văn 11561/CT-TTHT 2014 sử dụng hóa đơn thương mại đối với dịch vụ xuất khẩu Hồ Chí Minh cùng với 1 số tài liệu về quy định, hiến pháp và thông tư về thủ tục hải quan, xuất nhập khẩu được luật pháp Việt Nam quy định.